Top 9 greșeli frecvente în emiterea facturilor și cum să le eviți

Emiterea corectă a facturilor este esențială pentru orice afacere, indiferent de dimensiune. O factură greșit emisă poate duce la întârzieri în plăți, complicații fiscale și chiar amenzi. De aceea, este crucial să cunoști cele mai frecvente greșeli în procesul de facturare și să adopți soluții pentru a le evita. Iată care sunt acestea:

1. Lipsa informațiilor obligatorii pe factură

Una dintre cele mai frecvente greșeli este omisiunea unor informații esențiale, precum:

• Denumirea completă și codul fiscal al furnizorului și beneficiarului.
• Data emiterii facturii.
• Numărul unic al facturii, conform seriei predefinite.
• Detalii clare despre bunurile sau serviciile facturate (cantitate, preț unitar, valoare totală).

Cum să eviți: Creează un șablon standardizat pentru facturi, care să includă toate informațiile obligatorii prevăzute de lege. Utilizează un software de facturare actualizat, care să genereze facturi conforme cu normele fiscale.

2. Numerotarea incorectă a facturilor

Folosirea unor serii și numere incoerente sau repetitive poate atrage atenția autorităților fiscale. Această problemă apare adesea din neglijență sau din utilizarea mai multor sisteme de facturare.

Cum să eviți: Stabilește un sistem unic și logic pentru numerotarea facturilor. De exemplu, începe fiecare an cu o nouă serie (ex. 2024-001). Asigură-te că toate facturile emise sunt înregistrate consecutiv, fără goluri.

3. Erori în calcularea TVA-ului

O greșeală comună este aplicarea incorectă a cotei de TVA sau omisiunea TVA-ului pentru tranzacții care îl includ. Aceste erori pot genera diferențe semnificative în raportările fiscale.

Cum să eviți: Verifică cotele de TVA aplicabile pentru fiecare tip de produs sau serviciu. Utilizează un program de facturare care să calculeze automat TVA-ul, reducând astfel riscul de erori umane.

4. Date greșite despre client

Introducerea eronată a datelor clientului, cum ar fi numele, adresa sau codul fiscal, poate duce la refuzul facturii de către beneficiar sau chiar la anularea acesteia.

Cum să eviți: Solicită clienților să îți furnizeze informațiile exacte înainte de emiterea facturii. Dacă folosești un software de facturare, păstrează o bază de date actualizată cu informațiile clienților.

5. Emiterea facturii fără un contract sau comandă prealabilă

Facturile emise fără a avea un contract scris sau o comandă confirmată pot genera neînțelegeri și dispute între părți.

Cum să eviți: Asigură-te că există o documentație clară pentru fiecare tranzacție, cum ar fi un contract, o comandă scrisă sau un e-mail de confirmare.

6. Omiterea termenului de plată

Facturile care nu includ termenul limită de plată pot întârzia încasările și pot complica gestionarea fluxului de numerar.

Cum să eviți: Include întotdeauna termenul de plată pe factură și comunică-l clar clientului la momentul emiterii. De asemenea, poți specifica penalitățile aplicabile pentru întârzieri.

7. Transmiterea întârziată a facturii

Facturile trimise cu întârziere pot afecta relațiile cu clienții și pot amâna plățile.

Cum să eviți: Setează un proces intern eficient pentru emiterea și transmiterea facturilor imediat după livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor. Folosește soluții digitale pentru trimiterea rapidă a facturilor prin e-mail.

8. Corectarea incorectă a unei facturi

Atunci când o factură conține greșeli, modificările neconforme (ex. tăieturi sau suprascrieri) pot atrage probleme fiscale.

Cum să eviți: Respectă procedura legală de corectare, care implică emiterea unei facturi de stornare și apoi a uneia noi, corecte.

9. Folosirea unor formate neconforme

Emiterea facturilor în formate nesecurizate sau greu accesibile (ex. documente scrise de mână sau fotografii) poate afecta profesionalismul și credibilitatea.

Cum să eviți: Utilizează un software de facturare care să genereze facturi în format PDF securizat, acceptat de toate părțile implicate.

Greșelile în emiterea facturilor pot părea minore, dar au consecințe majore asupra afacerii tale. Pentru a evita aceste probleme, implementează procese clare și folosește soluții tehnologice moderne. Prin adoptarea unor măsuri preventive, vei economisi timp, vei reduce stresul și vei menține o relație solidă cu partenerii și clienții tăi.